Política de privacidad y tratamiento de datos personales

A través de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, DermaClub presenta a los Titulares, la forma en que se dará manejo y uso de los Datos Personales que puedan sufrir un Tratamiento por parte de DermaClub, dando cumplimiento a la normatividad colombiana sobre la protección y tratamiento de Datos Personales, especialmente lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 1074 de 2015.

Esta Política tendrá en cuenta los Términos y Condiciones de la Plataforma, por lo que las definiciones y/o referencias que se incluyan en dicho documento alimentarán esta Política, y así mismo, esta Política hará parte y complementará los referidos Términos y Condiciones. 

Para darle publicidad a lo señalado en la presente Política, la misma será publicada y así se mantendrá en la página web www.healthclub.com.co y/o en la versión disponible para aplicaciones móviles denominada Health Club. 

Se deja constancia que la interacción y uso de DermaClub por parte de los Usuarios se realiza con base en la libertad contractual, en virtud del ejercicio libre y autónomo de la voluntad de los Usuarios, cuya aceptación de este Política se entiende y genera mediante el ingreso, participación y  utilización de los Servicios de la Plataforma. En este sentido, los invitamos a leer detenidamente esta Política.

Como parte de esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, se utilizarán los siguientes términos, los cuales podrán ser usados en singular o plural según correspondan: 

• Autorización: Corresponderá al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Base de Datos: Será el conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Corresponderá a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
• Dato Público: Será el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Corresponderá a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Derma Solutions: Será como se identifique a DermaClub S.A.S.., sociedad comercial identificada con el N.I.T. 901.761.107-2, constituida bajo las leyes de la República de Colombia y con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y quien junto con sus empresas asociadas o aliadas, podrán fungir como representantes o interesados en el Tratamiento de Datos Personales como Responsables y/o Encargados del mismo.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realizará el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento y siguiendo sus instrucciones. 
• Plataforma: Será la manera de identificar a la página web y el aplicativo móvil, ambas denominadas Health Club, a través de las cuales se prestarán los Servicios. 
• Política: Se referirá a la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Derma Solutions.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decidirá sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
• Servicios: Serán los relacionados con la posibilidad de realizar las siguientes interacciones en la Plataforma de acuerdo con los Términos y Condiciones, así como con lo señalado en esta Política: (i) crear una cuenta de Usuario; (ii) comprar productos; (iii) agendar citas; (iv) revisar su historial médico; (v) adquirir promociones; (iv) subir fotografías, imágenes, documentos o videos. 
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento, incluyendo a los Usuarios, empleados, proveedores y terceros relacionados con DermaClub.  
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, quien a su vez es Responsable del Tratamiento y se podrá encontrar dentro o fuera del país desde el que se recopilaron los Datos Personales. 
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio del que se recopilaron los Datos Personales, con el fin de que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable. 
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
• Términos y Condiciones: Hará referencia a los Términos y Condiciones de uso de la Plataforma.
• Usuario(s): Serán los pacientes, médicos independientes o empresas cuyo objeto social se encuentre relacionado con el área de la salud, vinculados a la Plataforma a través de la creación de una cuenta, aceptando los Términos y Condiciones.   

 Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos a su favor, los cuales serán siempre respetados por DermaClub:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de las autorizaciones otorgadas a DermaClub. 
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se hubieren respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que en el Tratamiento, el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento incurrieron en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Política de Colombia.
6. Todos aquellos señalados en la normatividad vigente en Colombia, aplicable a la materia.

DermaClub como Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes y obligaciones, sin perjuicio de los demás previstos en las disposiciones normativas que regulen o lleguen a regular la materia:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que tiene en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de terceros.
5. Garantizar que la información que pueda suministrarse a un Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al eventual Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al eventual Encargado del Tratamiento.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
10. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
11. Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos de las autoridades en tratamiento de datos personales.
13. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En la interacción que un Titular tiene con DermaClub, la Plataforma y sus Servicios, podemos recopilar Datos Personales en los cuales se encuentra el siguiente tipo de información: 1) información de identificación y contacto como el nombre, documento de identificación, correo electrónico, dirección de residencia y/o teléfono fijo o celular; 2) comportamiento del Usuario en la Plataforma, así como las búsquedas de contenido o preferencias en el relacionamiento con la Plataforma, comentarios o cualquier otro tipo de interacción en la Plataforma; 3) información de localización geográfica como el IP, e información del dispositivo del que se está conectando; 4) información sobre respuestas a encuestas de satisfacción o experiencia de los Servicios; 5) información sensible relacionada con salud y belleza, la cual será siempre entregada de manera voluntaria por los Usuarios; 6) Información de tipo financiero, la cual será ingresada por el Usuario al momento de efectuar una compra (adquirir un servicio, producto, bono o paquete promocional) a través de la página web o el aplicativo móvil e 6) información de terceras personas relacionadas con el Usuario como pueden ser familiares, acudientes o tutores.

La Política no se aplica a los servicios suministrados por otras empresas o personas físicas o jurídicas, frente a  productos o sitios que puedan mostrarse en los resultados de búsqueda de la Plataforma, aquellos que puedan incluir o promocionar los Servicios o respecto de otros productos o servicios a los que se acceda desde dichos sitios. La Política no regula el Tratamiento de datos o Datos Personales ejecutados por parte de otras empresas y/u organizaciones que anuncien o publiciten los Servicios y puedan emplear cookies, contadores de visitas y otras tecnologías para publicar y ofrecer anuncios relevantes.

Los Datos Personales y demás información que el Titular ingrese en la Plataforma o entregue a DermaClub de manera libre y voluntaria, podrá ser utilizada por DermaClub para las finalidades que informaremos a continuación, por lo que al ser esta Política parte de la Autorización de Tratamiento que suscribe el Titular al relacionarse con nosotros, conocerá y entenderá ese alcance, reconociendo los derechos que le asisten como Titular.

El Tratamiento que realiza DermaClub con la Información Personal que se entrega como Titular siempre tendrá como base principios y estándares legales que son contemplados por la normatividad vigente, así como los mejores estándares de uso de información y Datos Personales a nivel internacional, con los cuales fundamenta el Tratamiento que realiza. 

En adición a estos Tratamientos, DermaClub realiza el Tratamiento de la información o Datos Personales de Titulares según la relación que estos tienen con DermaClub, o con sus procesos internos, así: 

1. Tratamiento de Datos Personales del equipo DermaClub

Los empleados que hacen parte de DermaClub entregan sus Datos Personales para ser recopilados y verificados con diferentes fuentes, incluida el propio empleado, así como administrarla, conservarla y compartirla con terceros, aún después de finalizada la relación laboral. Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información y/o por los representantes de ellos, y es tratada conforme con la presente Política, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.

1. Tratamiento de Datos Personales de Usuarios

Mediante los diferentes canales de comunicación (correspondencia física, página web, correo electrónico, redes sociales y línea telefónica) se recolectan y almacenan Datos Personales de los Usuarios que quieren  hacer uso de nuestros Servicios por medio de la Plataforma, los cuales incluso pueden llegar a ser de carácter sensible en virtud del tipo de servicios que ofrece DermaClub como empresa prestadora de servicios de salud y belleza. Esta información, incluyendo aquella de carácter sensible, es entregada directamente por los Titulares de la información y/o por los representantes de ellos, y es tratada conforme con la presente Política, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas, así como para que la eventual prestación de servicios de salud se pueda ejecutar de manera adecuada y según los requerimientos legales. 

1. Tratamiento de Datos Personales de proveedores o aliados de DermaClub

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio de los cuales se formaliza la vinculación de proveedores o aliados, se recolectan y almacenan Datos Personales de los proveedores o aliados de DermaClub. Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información, y es tratada conforme la presente Política, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.

1. Tratamiento de Datos Sensibles 

DermaClub podrá hacer uso y Tratamiento de los datos catalogados como Datos Sensibles cuando:

1. El Titular hubiere dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de la referida Autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales del Titular deberán otorgar su Autorización expresa.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares garantizando su anonimidad. 

Los Usuarios entienden y aceptan que la información sensible entregada de manera voluntaria a DermaClub puede ser requerida para la efectiva y adecuada prestación de los Servicios de salud que presta conforme su objeto social.  

1. Tratamiento de Datos personales de niños, niñas y adolescentes

En caso de que se reciba información relacionada con niños, niñas y adolescentes, DermaClub siempre contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado a los Titulares o sus acudientes: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los Datos Personales de esos menores de edad y que estos tendrán siempre facultad sobre la disposición de su información en desarrollo de su libre desarrollo de la personalidad. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre Datos Personales de menores de edad. iii) Los Datos Personales objeto de Tratamiento. iv) El Tratamiento y las finalidades del mismo. Lo anterior, teniendo en cuenta que en caso de que DermaClub preste servicios de salud en favor de un menor de edad, la información sensible que se requiera para tal fin será necesaria para garantizar el adecuado tratamiento del menor.

Derma Solutions realiza el Tratamiento de Datos Personales para poder ejecutar sus actividades administrativas, comerciales, prestar sus Servicios y mantener la Plataforma para los Usuarios. 

Esta Política es aplicable respecto de los datos personales entregados por los Titulares a DermaClub por cualquier medio (verbal, página web, aplicación móvil, redes sociales o de manera física) y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito sean recaudados por DermaClub.

Así, al momento de relacionarse con Titulares, DermaClub informa previamente al otorgamiento de una Autorización las siguientes finalidades de tratamiento acorde con cada relación comercial, contractual o administrativa respecto de cada Titular, enmarcadas dentro de las siguientes: 

1. Recolectar, almacenar, actualizar, consultar, catalogar, utilizar, suprimir, circularizar, compartir, y en general, tratar los Datos Personales, incluyendo aquellos sensibles, entregados por los Titulares para estudiar la relación laboral, comercial o de cualquier otro tipo que DermaClub tiene o podría tener con el Titular, así como para mantenerla o terminarla;
2. Solicitar, consultar, recopilar, actualizar, suprimir los Datos Personales entregados por los Titulares ante entidades de consulta de bases de datos o ante cualquier otra entidad que maneje o administre Bases de Datos con fines legítimos; 
3. Llevar a cabo el análisis de datos sobre comportamientos de uso de la Plataforma, así como de encuestas de satisfacción frente a los Servicios, de forma que podamos desarrollar mejoras en los Servicios y en la Plataforma relacionados con ajustes o actualizaciones técnicas, de seguridad, visuales o de cualquier otro tipo; 
4. Dar trámite a peticiones, quejas o reclamos como parte de las actividades de atención al cliente o cualquier otra relación que tiene DermaClub con los Titulares; 
5. Identificar a los Usuarios de la Plataforma;
6. Expedir o solicitar facturas, o cualquier información relacionada con estas;
7. Enviar información considerada de su interés y con fines comerciales y de mercadeo a través de mensajes de texto, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o cualquier otro medio conocido o por conocer; 
8. Enviar recordatorios respecto de las citas médicas programadas o pendientes de programar a través de mensajes de texto, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o cualquier otro medio conocido o por conocer;
9. Enviar información sobre nuevos productos o servicios, ofertas relacionadas con los servicios prestados por la Plataforma y productos que ofrece y/o desarrolla DermaClub, a través de mensajes de texto, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o cualquier otro medio conocido o por conocer; 
10. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos). 
11. Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones; 
12. Conservarla para fines estadísticos e históricos; y 
13. Compartirla con terceros, ubicados dentro o fuera de los países donde DermaClub se encuentra operando o llegue a operar, para el desarrollo de estas mismas finalidades.
14. Capturar datos personales y sensibles a través de planillas y cámaras de video vigilancia, que serán almacenados por DermaClub para controlar el acceso a sus oficinas, así como establecer medidas de seguridad para colaboradores y visitantes;
15. Realizar el control y la prevención del terrorismo y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida de acuerdo a la normatividad aplicable; 
16. Realizar reportes de la situación financiera y estado crediticio ante las respectivas centrales de riesgos; u
17. Otras finalidades que puedan ser incluidas en las autorizaciones de tratamiento de datos particulares que sean enviadas a los Titulares y correctamente recopiladas por DermaClub.

DermaClub, a través del área de servicio y atención al cliente, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos que pueda tener una persona que funge como Titular, relacionadas con los derechos antes enunciados.

Cualquier petición, consulta, queja o reclamo podrá ser interpuesto en los siguientes canales: 

• Correo electrónico: [insertar].
• Dirección: Carrera 19A No. 82 – 85, Edificio Country Medical Center, Consultorio 809, en la ciudad de Bogotá D.C.

Las consultas serán atendidas en los términos del Derecho de Petición, término contado a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará a quien hubiere radicado la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando quien radique la consulta o cuando cualquier Titular considere que la información que nos entregó en su momento debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando evidencie que hay un presunto incumplimiento de las obligaciones aquí señaladas, este podrá presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a DermaClub, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DermaClub solicitará al reclamante el envío de la información adicional requerida. El reclamante deberá completar la petición, queja o reclamo conforme lo solicitado por Derma Solutions, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de información.

Si cumplidos dos (2) meses desde la fecha de la radicación de la solicitud de complementación radicado por DermaClub, el reclamante no ha presentado la información requerida, se entenderá que este ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de ser recibido de forma completa. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el reclamante será informado de los motivos de la demora y de la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Es de anotar que mientras se mantenga una relación laboral, comercial y/o contractual con DermaClub, o sea necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con el objeto de la sociedad, la información será mantenida y no tendrá facultades para solicitar la eliminación de la información de las Bases de Datos.

Si la solicitud de eliminación se hace ya finalizada la relación con DermaClub y ya no resulta necesario mantener la información para cumplir con nuestras obligaciones, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la sociedad, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de requerimiento de autoridades administrativas o judiciales.

 La presente Política entra en vigor a partir del día 24 del mes abril del 2024. 

Los Datos Personales sobre los que hacemos Tratamiento permanecerán en nuestras Bases de Datos físicas y/o digitales hasta que se cumpla con la finalidad para los cuales fueron recolectados.

DermaClub se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales.

Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, DermaClub comunicará de este hecho a sus Usuarios y se les informará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política, al menos, diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigencia. Si dentro de este término, el Usuario no presenta oposición, se entenderá que las referidas modificaciones fueron aceptadas.